privacy- en cookieregelement

Privacy- en cookiereglement De Balanskamer

Ingangsdatum: 11 februari 2026

Bij De Balanskamer, de praktijk van Nanda van der Werf‑Ruibing, hechten we veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens van kinderen en ouders. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, op welke grond en hoe we deze beschermen. Ook leggen we uit welke rechten u als betrokkene heeft.

De Balanskamer is een zorgaanbieder in de zin van de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg (WGBO) en verwerkt zorggegevens conform de AVG, de WGBO en verdere van toepassing zijnde regelgeving.

  1. Verwerkingsverantwoordelijke

De Balanskamer – Nanda van der Werf‑Ruibing
Vestigingsadres: Van Tetsstraat 19, Hillegom
Telefoon: +31 6 12390160
E‑mail: info@debalanskamer.nl
KvK‑nummer: 78375444
BIG‑registratie: 49056535804
Lidmaatschappen: KNGF, NVFK, NSSI

De Balanskamer is verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens die in het kader van zorgverlening, trainingen, workshops, webinars en contacten via de website worden behandeld.

  1. Welke gegevens verwerken wij?

Tijdens de begeleiding en communicatie verzamelen we uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van onze zorg en dienstverlening, zowel voor de cliënt (het kind) als voor de opdrachtgever (ouder/verzorger).

Wij verwerken onder meer:

  • Contactgegevens van ouders/verzorgers en, indien van toepassing, cliënten: naam, adres, e‑mailadres, telefoonnummer.
  • Gezondheids‑ en ontwikkelingsgegevens van kinderen: observaties, rapportages, behandelnotities, afbeeldingen of beschrijvingen van bewegings‑ en ontwikkelingsaspecten.
  • Overige communicatiegegevens: opmerkingen, vragen via het contactformulier, berichten via WhatsApp of e‑mail, notities uit telefoongesprekken.
  • Facturatie‑ en administratieve gegevens: rekeningnummer, factuuradres, (som) betalings‑ en tariefgegevens.

Alle verwerking vindt plaats in overeenstemming met het beroepsgeheim, de AVG en de kwaliteitsnormen van het KNGF.

  1. Doeleinden en rechtsgrond

Wij verwerken uw gegevens met name voor:

  • Uitzoek‑ en uitvoering van de behandels‑/dienstverleningsovereenkomst tussen u (opdrachtgever en, indien van toepassing, cliënt) en De Balanskamer. Dat houdt in:
    • Individuele kinderfysiotherapeutische begeleiding aan huis, trainingen, workshops en webinars.
    • Observaties en verslaglegging van de voortgang.
    • Afstemming met andere betrokken zorgprofessionals, school of andere betrokkenen alleen na geëxpliciteerd voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.
  • Wettelijke en regelgevingsmatige verplichtingen, zoals:
    • Inhouden van medische dossiers conform de bewaartermijnen in de WGBO.
    • Voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen (facturatie, jaarverslagen, rapportage).
  • Gerechtvaardigd belang van De Balanskamer, bijvoorbeeld:
    • Het beantwoorden van vragen in uw eigen klant‑of patiëntenrelatie.
    • Het onderhouden van contact over planning, bevestiging van afspraken, betaling of vervolgafspraken.

De rechtsgronden uit de AVG zijn in deze gevallen onder meer:

  • Artikel 6(1) AVG, sub b): verwerking noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (waaronder de behandelovereenkomst).
  • Artikel 6(1) AVG, sub f): gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke, voor communicatie, administratie en planning.
  • Artikel 9(2) AVG, sub h): verwerking van gegevens die nodig zijn voor toepassing of verrichting van professionele zorgtaken, in de zin van nationale wet (waaronder de WGBO), waartoe de kinderfysiotherapie door De Balanskamer behoort.

De Balanskamer zorgt ervoor dat de verwerking steeds gedetailleerd en proportioneel blijft: we verzamelen niet meer gegevens dan absoluut noodzakelijk is en wijzen daarbij expliciet af op commerciële gebruiksdoeleinden.

  1. Delen van gegevens

Wij delen uw gegevens uitsluitend indien dit rechtmatig en noodzakelijk is, en nooit met derden voor marketing‑ of commerciële doeleinden.

We delen gegevens onder meer:

  • Met andere zorgprofessionals (zoals huisartsen, fysiotherapeuten, logopedisten, kinderartsen, specialisten, consultatiebureau, school, gedrags‑ of jeugdprofessionals), alleen na uitdrukkelijk en, indien mogelijk, schriftelijk afgelegd toestemming van u (opdrachtgever).
  • Met instanties, zoals toezichthoudende of overheidsinstanties, waar wij wettelijk toe verplicht zijn (bijvoorbeeld in het kader van bewaar‑ en rapportageplichten).
  • Voor facturatie‑ en administratieve doeleinden met zorgverzekeraars of met administratieve verwerkers: dat zijn partijen die in onze opdracht en onder onze verantwoordelijkheid administratieve of technische diensten verrichten. Zij handelen strikt volgens onze instructies en worden verplicht tot vertrouwelijkheid; zij mogen de gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken.

Onze gegevens worden niet verkocht of op enige manier commercieel uitgebreid gebruikt. Er wordt geen profilering of automatisch besluitvorming toegepast in het kader van kinderfysiotherapie of communicatie met ouders.

  1. Bewaartermijn

We bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, met inachtneming van de geldende wet‑ en regelgeving.

In de praktijk houdt dat in:

  • Medische en zorgdossiers van kinderen en ouders: 20 jaar, conform de bewaartermijnen in de WGBO en richtlijnen voor zorgprofessionals. Na dit termijn worden dossiers veilig vernietigd.
  • Administratieve en factuurgegevens (inclusief betalingsgegevens en verbonden administratieve documenten): 7 jaar, conform de fiscale bewaartermijnen.
  • Contactgegevens en communicatie buiten medische en factuuradministratie:
    • Gedurende de voortgang van de behandels‑ of dienstverleningsovereenkomst.
    • Daarna zolang dit noodzakelijk is voor een goede voortgang van uw kind en, indien relevant, opvolging.
    • Of tot u ons uitdrukkelijk om verwijdering verzoekt, mits er geen wettelijke, regelgevingsmatige of administratieve bewaarverplichting meer is.

Na het verstrijken van de geldende bewaartermijnen worden gegevens veilig gemaakt (bijvoorbeeld verwijderd, geanonimiseerd of onleesbaar gemaakt) op een manier die zorgdraagt voor uw privacy.

  1. Uw rechten (AVG)

Als betrokkene heeft u overeenkomstig de AVG onder meer het recht om:

  • Inzage te krijgen in de (onze) verwerkte persoonsgegevens over u en, indien gewenst, een overzicht in begrijpelijke vorm.
  • Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
  • Verwijdering („vergeten worden”‑recht) te vragen, tenzij dat strijdig is met een wettelijke, fiscale, administratieve of zorggerelateerde bewaarverplichting (bijvoorbeeld medische dossiers, facturen).
  • Beperking van de verwerking te vragen, bijvoorbeeld in gevallen waarin u de juistheid van de gegevens betwist, of waarin de verwerking onrechtmatig is maar u liever geen verwijdering wenst.
  • Bezwaar te maken tegen de verwerking, bijvoorbeeld als verwerking niet langer noodzakelijk is of als u bezwaar hebt tegen verwerking op grond van artikel 6(1) AVG, sub f) (gerechtvaardigd belang), zolang er geen overwegende rechtsregio in spelen.
  • Overdracht (portabiliteit) van uw gegevens naar een andere zorgverlener of een door u genoemde entiteit, in zoverre dat technisch mogelijk en binnen de beperkingen van de regulering en zorgkwaliteit.

Verzoeken kunt u richten aan:
info@debalanskamer.nl of per telefoon: +31 6 12390160.
Wij streven ernaar binnen een redelijke termijn (maximaal 1 maand) op uw verzoek te reageren, zoals vereist door de AVG. Mocht dit complex zijn, laten wij u weten dat de termijn met 2 maanden wordt verlengd en geven u de reden hiervan.

  1. Beveiliging

De Balanskamer neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen zowel verlies als onbevoegd gebruik, toegang of openbaarmaking.

Tot die maatregelen behoren onder meer:

  • Beperken van toegang tot gegevens tot medewerkers die dit noodzakelijk hebben voor hun taak.
  • Beveiligde opslag (bijvoorbeeld op versleutelde pc’s of cloud‑systemen) en gebruik van wachtwoorden en toegangscontroles.
  • Up‑to‑date bescherming tegen virussen en cyberdreigingen (firewalls, beveiligings software).
  • Voorzieningen zoals beveiligde backups (back‑ups onder beveiligde toegang) en protocollen voor incidentbeheer.

We passen deze maatregelen continu aan op de ontwikkelingen in technologie en bedreigingen in de zorgsector.

  1. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over het nakomen van de AVG‑ of wettelijke verplichtingen door De Balanskamer, kunt u dit melden via:
info@debalanskamer.nl of via telefoon: +31 6 12390160.

U kunt ook een gegevensbeschermingsklacht indienen bij:
De Autoriteit Persoonsgegevens
Website: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

De Autoriteit is de bevoegde toezichthouder voor naleving van de AVG in Nederland.

  1. Cookies

De website van De Balanskamer maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan de website op uw computer, tablet of telefoon worden geplaatst. Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn voor het goed functioneren van de website en om het gebruik van de website in anonieme vorm te analyseren.

Soorten cookies die wij gebruiken

  • Functionele cookies
    Deze cookies zijn technisch noodzakelijk om de website goed te laten werken, bijvoorbeeld om het contactformulier te laten functioneren en uw cookievoorkeur te onthouden. Deze cookies hebben geen of zeer beperkte gevolgen voor uw privacy.
  • Analytische cookies (geanonimiseerd)
    Met analytische cookies krijgen wij inzicht in het gebruik van de website, zoals welke pagina’s bezocht worden en hoe vaak. Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om de website te verbeteren. De statistieken zijn anoniem en niet te herleiden tot individuele bezoekers. Waar mogelijk anonimiseren wij IP‑adressen of beperken we de gegevens die met derden worden gedeeld.

Er worden geen marketing‑ of trackingcookies geplaatst die uw surfgedrag over verschillende websites heen volgen of die voor gepersonaliseerde advertenties worden gebruikt.

Cookie‑instellingen aanpassen

De meeste internetbrowsers accepteren cookies automatisch. U kunt uw browser echter zo instellen dat cookies geheel of gedeeltelijk worden geweigerd of dat u een melding krijgt voordat een cookie wordt geplaatst. Houd er rekening mee dat sommige onderdelen van de website mogelijk minder goed werken als u cookies uitschakelt.